Közös alapok a mindennapi digitális munkához.

A Magyar Telekomnak voltak digitális eszközei, de hiányzott a közös alap ahhoz, hogy a kollégák valóban digitálisan dolgozhassanak.

Az intranet elsősorban publikációs csatorna volt. SharePoint már létezett, de főként dokumentumok tárolására használták. Az együttműködés, a tudásmegosztás és az egyszerű üzleti folyamatok különböző eszközökben zajlottak — vagy e-mailekben, fájlokban és kézi munkafolyamatokban maradtak.

Ha egy csapatnak valami újra volt szüksége, többnyire új IT-projektet kellett indítania, új eszközt bevezetnie, vagy várnia, hogy egy központi terület elkészítse.

Ez egyszerre két problémát okozott:

• a digitális munkakörnyezet egyre széttagoltabb lett;
• a már meglévő technológiának csak a töredékét használták ki.

Nem egy újabb platform hiányzott. Hanem egy közös alap, amelyen az üzleti csapatok ténylegesen el tudták végezni a munkájukat.

Kidolgoztam és vezettem egy új, vállalati szintű digitális munkakörnyezet fejlesztését.

Egy új SharePoint-környezetet tettünk a középpontba, de a megoldást a visszatérő üzleti igények köré terveztük, nem a SharePoint köré.

A kollégák ugyanabban a környezetben tudtak:

• együttműködési tereket létrehozni;
• tudást közzétenni és megosztani;
• csapatok és témák köré közösségeket építeni;
• egyszerű üzleti folyamatokat digitalizálni;
• munkafolyamatokat és kisebb belső alkalmazásokat készíteni.

Ahelyett, hogy minden új igényhez új rendszer kellett volna, újrafelhasználható oldaltípusokat, közös mintákat és működési szabályokat alakítottunk ki sokféle munkához.

A létrehozás lehetőségét tudatosan megnyitottuk a központi IT- és kommunikációs csapatokon túl is.

A kollégák nemcsak használhatták a platformot, hanem építhettek is rá.

A SharePoint dokumentumtárból a digitális munka közös alapjává vált a Magyar Telekomnál.

Így több, korábban különálló funkció egy környezetbe kerülhetett.

Egyes régi platformokat ki lehetett vezetni, ahelyett hogy frissítettük vagy újabb különálló eszközre cseréltük volna őket.

Az üzleti csapatok gyakorlati lehetőséget kaptak saját munkájuk egyes részeinek digitalizálására, külön technológiai program indítása nélkül.

Ugyanaz az alap nagyon különböző felhasználási eseteket is támogatott, anélkül hogy mindig a nulláról kellett volna indulni.

Az IT-környezet egyszerűbb lett, miközben a kollégák egyre többféle feladatot tudtak digitálisan elvégezni.

A SharePoint ma is a Magyar Telekom intranetjének központi eleme.

Nem azzal kezdtük, hogy:

Mit tud a SharePoint?

Hanem azzal, hogy:

Mit szeretnének valójában elvégezni az emberek?

Információt közzétenni, együtt dolgozni, tudást megosztani, feladatokat összehangolni, adatot gyűjteni, végigvinni valamit egy folyamaton.

Korán készítettünk működő példákat, hogy kézzelfoghatóvá tegyük a lehetőségeket.

Amikor ugyanaz az igény újra megjelent, egyszeri megoldás helyett újrafelhasználható mintát készítettünk belőle.

Ebből fokozatosan kialakult egy rendszer:

• egységes oldaltípusok;
• közös építőelemek;
• működési szabályok;
• életciklus-szabályok;
• újrafelhasználható munkafolyamatok és alkalmazások.

A meglévő technológia azért vált hasznossá, mert felépítettük köré a hiányzó működési modellt.

Nincs megbízható, vállalati szintű előtte–utána mérésem a termelékenységről, a használatról vagy a pénzügyi megtérülésről.

Ezért nem társítanék kitalált százalékot a hatáshoz.

Amit meg tudok mutatni, az a szerkezeti változás:

a korábban főként dokumentumtárolásra használt platform a publikálás, az együttműködés és az üzleti alkalmazások közös alapjává vált; több régi rendszert ki lehetett vezetni; az alap pedig jóval az eredeti program lezárása után is a Magyar Telekom digitális munkakörnyezetének része maradt.